귀하의 비즈니스에 적합한 온라인 데이터룸을 선택하기 위한 최고의 가이드
현대 기업이 보다 전문화된 서비스로 전환함에 따라 천편일률적인 비즈니스 접근 방식은 시대에 뒤떨어지고 있습니다. 가상 데이터룸 제공업체도 마찬가지입니다. 가상 데이터룸이 M&A에만 사용되던 시대는 지났습니다. 기업은 이제 IPO, 기금 모금, 크라우드 펀딩 또는 부동산 거래를 위해 데이터룸 소프트웨어를 사용하고 있습니다. 그리고 글로벌 전자자료실은 2030년까지 54억 9,700만 달러 .
이를 염두에 두고 데이터룸 공급업체는 다양한 산업 및 프로세스에 대해 보다 맞춤화된 서비스를 제공하고 있습니다. 따라서 기업공개(IPO)를 위한 가상자료실은 부동산에 적합하지 않을 가능성이 높다. 또한 데이터룸 서비스의 종류도 비즈니스 규모에 따라 다릅니다.
데이터룸이 귀하의 비즈니스에 적합한지 어떻게 알 수 있습니까? 또는 비즈니스에 필요한 가상 데이터룸을 어떻게 선택해야 합니까?
회사에 적합한 온라인 데이터룸 소프트웨어를 선택할 때 다음 세 가지 간단한 단계를 따르십시오.
목차
1. 데이터룸 소프트웨어가 필요한 이유 정의
가상 데이터룸은 본질적으로 인증된 데이터룸 벤더가 호스팅하는 디지털 문서 저장소입니다. 기업 및 공공 기관은 온라인 데이터 공유, 디지털 협업 및 프로젝트 관리를 위해 데이터룸을 사용합니다. 따라서 데이터룸 서비스를 선택하기 전에 다음과 같은 몇 가지 질문에 답하는 것이 중요합니다.
- VDR이 필요한 이유는 무엇입니까? 일회성 프로젝트에 필요합니까 아니면 시스템에 영구적으로 통합하려고 합니까?
- 데이터룸은 조직의 목표를 달성하는 데 어떻게 도움이 됩니까? 운영을 더 효과적으로 만들까요?
- 데이터룸에 얼마를 쓸 수 있습니까? 종이나 인쇄 비용과 같은 기타 비용을 줄이는 데 도움이 됩니까?
- 데이터룸에서 제공할 기능은 무엇입니까? 얼마나 많은 데이터룸 스토리지가 필요합니까?
- 누가 이 기술을 사용할 것인가? 직원들이 신기술을 편안하게 사용하고 있습니까?
2. 필요한 기능 선택
니즈 식별 및 예산 설정은 감당할 수 있는 기능 및 서비스 유형을 평가하는 데 도움이 되므로 중요한 단계입니다. 예를 들어, 이사회 구성원 간의 커뮤니케이션을 원활하게 하기 위해 데이터룸이 필요한 경우 데이터 관리 서비스와 함께 회의 관리 도구를 갖추는 것이 중요합니다.
그러나 일부 기능은 필수이며 사용 방법에 관계없이 VDR에 있어야 합니다. 다음은 귀하가 찾아야 할 몇 가지 측면입니다.
데이터룸 보안
보안은 데이터룸 기술의 가장 중요한 측면입니다. 모든 단일 구매자는 주로 데이터 보호 기능 때문에 데이터룸 기술을 사용합니다.
따라서 VDR에 2단계 인증, 장치 액세스 제어, 문서 액세스 제어, 디지털 워터마크, 256비트 SSL 데이터 암호화 및 보기 전용 모드와 같은 최소한의 기본 보안 기능이 있는지 확인하십시오.
보안 측면에서 최고의 데이터룸에는 iDeals, FimrRoom, Firmex 및 Datasite가 있습니다. 이러한 데이터룸에 대한 자세한 내용은 다음에서 확인할 수 있습니다. datarooms-review.com — 가장 인기 있는 데이터룸 제공업체에 대한 상세하고 편견 없는 리뷰를 제공하는 신뢰할 수 있는 플랫폼입니다.
인증
데이터룸 제공업체는 다양한 글로벌 및 지역 규제 기관에서 정한 표준을 준수해야 합니다. 예를 들어 글로벌 기구에는 ISO 및 GDPR이 포함되지만 핀라 , HIPAA 및 FISMA는 지역 규제 기관입니다.
사용의 용이성
데이터룸은 일반적으로 대용량 데이터를 처리하는 데 사용됩니다. 대량 업로드, 끌어서 놓기 또는 파일 편집기와 같은 기능을 갖는 것은 많은 양의 정보를 공유하거나 저장하는 데 중요합니다.
3. 가상자료실 제공자 조사
가상 자료실을 비교할 때 공급업체에 대한 조사도 함께 수행하는 것이 좋습니다. 위에서 언급한 인증으로 시작하여 규제 당국에서 정한 규정을 준수하는지 확인하십시오. 예를 들어 HIPAA는 미국 의료 부문의 데이터 관리 관행을 규제합니다.
다음은 고려해야 할 몇 가지 다른 중요한 사항입니다.
관련 업계 경험
처음에 언급했듯이 오늘날 데이터룸 공급업체는 다양한 비즈니스 및 산업에 맞춤형 서비스를 제공합니다.
공급업체가 산업별 문제를 더 나은 방식으로 평가하는 데 도움이 되므로 산업 경험이 중요합니다. 또한 비영리 자료실은 공공기관이나 영리단체에서 사용하는 자료실과 다릅니다.
디지털 프레즌스
현대 소비자는 디지털 존재를 신뢰 구축의 중요한 요소로 간주합니다. 디지털 존재가 없는 가상 데이터룸을 상상할 수 있습니까? 공식 웹사이트 외에도 LinkedIn과 같은 전문 플랫폼에서 회사 프로필을 찾아볼 수 있습니다.
또한 Capterra, TrustRadius, G2 및 Software Advice와 같은 유명한 글로벌 소프트웨어 검토 플랫폼으로 연구를 확장할 수 있습니다. 무시할만한 디지털 존재는 위험 신호입니다.
고객 지원
고객 지원 서비스는 공급업체를 선택하는 결정적인 요소 중 하나입니다. 데이터룸 설치에서 교육, 문제 해결에 이르기까지 지식이 풍부하고 반응이 빠른 고객 지원만이 작업을 더 쉽게 만들 수 있습니다. 탁월한 고객 지원을 제공하는 우수한 데이터룸이 일반적인 고객 지원을 제공하는 탁월한 데이터룸보다 낫습니다.
마지막으로, 거의 모든 하이엔드 데이터룸 공급업체가 제공하는 무료 평가판 기간을 사용하는 것을 잊지 마십시오.
최종 단어
데이터룸 선택 과정은 가볍게 여겨서는 안 됩니다. 잘못된 결정은 시간과 자원을 낭비할 뿐만 아니라 데이터 위반 또는 유출로 이어질 수 있으므로 비즈니스의 전반적인 안녕을 위태롭게 할 수 있습니다. 위에서 언급한 단계는 귀하의 비즈니스를 위한 데이터룸 소프트웨어를 선택할 때 적극 권장되는 팁입니다.
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